Ketika menghadiri rapat berkala mengenai kemajuan proyek di salah satu klien saya — anak perusahaan BUMN — betapa saya terkesan dengan apa yang terjadi dalam rapat tersebut. Seluruh jajaran personel yang terlibat dalam proyek teknologi informasi (TI) itu — dari beragam jenjang jabatan formal — hadir dan berpartisipasi aktif. Yang lebih membuat saya terkesan adalah kehadiran sang presiden direktur, meskipun ia “hanya” anggota steering committee proyek tersebut. Ia tidak hanya mengikuti rapat hingga selesai, tetapi juga begitu antusias mendengarkan laporan kemajuan proyek yang disampaikan manajer proyek. Berbagai pertanyaan pun diajukan mengenai detail proyek dan permasalahannya.

Adrianto Gani

Kesan mendalam seperti itu jarang sekali saya alami. Umumnya, rapat proyek hanya dihadiri pihak–pihak yang terkait dengan proyek, yakni staf TI dan staf bagian yang menjadi pengguna sistem aplikasi itu. Kalaupun ada anggota direksi yang hadir, umumnya mereka hanya menjadi simbol atau perwakilan manajemen, sehingga biasanya mereka hadir hanya untuk menyampaikan keputusan formal, serta memulai atau menutup secara resmi kegiatan proyek. Memang tidak ada yang salah dengan situasi itu. Namun, sebenarnya kehadiran jajaran manajemen atau pimpinan perusahaan sangat berarti bagi kemajuan dan kesuksesan proyek.

Adanya rasa tanggung jawab dan perhatian yang serius dari pihak manajemen dalam proses implementasi TI, memang sewajarnya diterima oleh semua pihak yang melaksanakan proyek. Sudah saatnya inisiatif–inisiatif TI juga masuk dalam kategorikegiatan penting seperti halnya aktivitas penting lain dalam kegiatan operasional perusahaan. Sudah saatnyalah inisiatif proyek TI merupakan manifestasi pencapaian target bisnis perusahaan secara keseluruhan. Sebab, keberhasilan ataupun kegagalan inisiatif implementasi TI bukan lagi prestasi staf TI semata. Sama halnya, mereka juga tidak layak menjadi kambing hitam dari pemborosan yang diakibatkan oleh kegagalan proyek TI. Jika implementasi TI dipercaya sebagai bagian dari strategi bisnis, keberhasilan proyek TI juga merupakan faktor penentu keberhasilan strategi perusahaan.

Dalam banyak kasus, motivasi dari proyek implementasi TI adalah meningkatkan efisiensi kerja. Yang ingin dicapai antara lain kemudahan dalam komunikasi dan alur kerja antarbagian, ataupun sebagai alat yang memudahkan pengambilan keputusan. TI dalam hal ini hanya berperan sebagai alat penunjang untuk membantu kelancaran proses bisnis. Jarang sekali kita jumpai, motivasi dari proyek TI yang secara gamblang ingin meningkatkan penjualan, misalnya. Tentu saja, jika motivasi dari proyek TI lebih sebagai alat bantu, tidak akan menarik bagi jajaran manajemen. Sering kali proyek TI dipandang sebagai cost center yang harus ditekan sedemikian rupa anggarannya. Bandingkan dengan inisiatif–inisiatif perusahaan lainnya seperti promosi/iklan, yang walaupun memakan biaya besar, tetap diyakini dapat mendongkrak nilai penjualan, sehingga minat dan ketertarikan manajemen amat besar.

Inilah paradigma baru yang dihadapi para pengelola perusahaan. TI harus dapat diyakini mampu menciptakan nilai–nilai berharga bagi perusahaan. Nilai manfaat yang dihasilkan haruslah benar–benar bisa dihayati oleh setiap unsur di perusahaan. Prioritas dan perhatian untuk mencapai keberhasilan proyek TI merupakan tanggung jawab semua pihak. Sebab, seperti halnya pencapaian tujuan bisnis, semua pihak juga bertanggung jawab untuk mencapai tujuan proyek TI ini.

CEO Intimedia (XXX).